Entrepreneur: Comment avoir une Organisation au Top ? et savoir gérer ton temps

Être entrepreneur demande de jongler entre différentes missions.

Pour ne pas se retrouver submergé, la gestion du temps et l’organisation sont primordiales !

Sinon bonjour le stress, la fatigue et au pire des cas le burnout.

Si tu souhaites dire adieu aux difficultés organisationnelles en tant qu’entrepreneur, devenir une personne bien organisée et gagner du temps, cet article est fait pour toi.

Je vais te dévoiler 5 étapes pour savoir comment gérer ton temps et avoir un système d’organisation d’entrepreneur au top.

C’est le meilleur moyen de faire grandir ton entreprise avec structure et efficacité.

C’est parti !

Pourquoi mettre en place un système d’organisation et vouloir gérer son temps quand on entreprend ?

Pour la sérénité

Ce qui est appréciable avec le fait d’avoir un système d’organisation optimal, c’est la sérénité.

En posant à plat au préalable toutes les tâches à effectuer sur un agenda ou un planning, on sait où on va.

C’est un peu comme un voyage dans un autre pays.

Si on part à l’aveuglette, on peut ressentir de l’appréhension, de l’angoisse.

A part pour les aventuriers.

Par contre, quand l’itinéraire est déjà défini, il n’y a plus qu’à suivre le chemin sans se poser de questions.

La vie d’entrepreneur est déjà assez stressante alors un peu de sérénité ne fait pas de mal n’est-ce pas ?!?

C’est aussi une manière de maintenir sa motivation surtout pour les entrepreneurs débutants.

Pour l’argent

Le temps est la ressource la plus précieuse dont on dispose.

C’est d’ailleurs de là que vient la fameuse expression: “le temps c’est de l’argent”.

On peut facilement se retrouver avec 1000 choses à faire sur la journée, le secret c’est de savoir prioriser les tâches les plus lucratives.

De cette façon, on se pose moins la question de savoir ce qu’il faut faire et quand, puisque tout est déjà cadré.

Certaines personnes aiment le freestyle, mais personnellement pour une activité sur le long terme, je pense qu’il faut se fixer certaines règles.

Évidemment, il y à tout le temps des imprévus et des sollicitations surprises, sinon ça n’est pas drôle !

Alors oui, comme je le dit souvent, l’argent n’est pas une finalité, ça ne doit pas être ton pourquoi mais ça compte… un peu quand même.

Pour son équilibre de vie

Il est important de faire évoluer son entreprise tout en préservant sa vie personnelle.

C’est pourquoi je recommande d’introduire dans son organisation d’entrepreneur des tâches ou événements de la vie privée qui peuvent impacter notre agenda.

Ceci est d’autant plus vrai pour les solopreneurs qui doivent tout gérer en solo (comme le nom l’indique…)

Comme j’aime le dire, le fait de travailler seul sur son projet n’est pas une raison de travailler plus, il faut surtout travailler efficacement.

Pour jongler entre les différentes casquettes

Je ne t’apprends rien en te disant que tu devras jouer le rôle de:

  • community manager: créer du contenu et s’occuper de ses réseaux sociaux,
  • webmaster: gérer son site internet et ses éventuels bugs,
  • assistant administratif: les déclarations et autres documents administratifs
  • commercial: gérer ses clients, traiter les commandes, contacter ses fournisseurs, vendre ses formations ou produits, envoyer des newsletters à sa liste d’emails

Si chaque fonction est planifiée correctement, il n’y aura pas d’oubli.

Retiens bien cette phrase si tu ne la connais pas: une tâche non planifiée sera une tâche non réalisée.

C’est la même chose pour un objectif d’ailleurs…

Maintenant, voyons quel processus à suivre pour créer sa routine d’entrepreneur organisé et comment mettre en place son système de gestion du temps.

Diminuer sa charge de travail d'entrepreneur

Cela peut paraître surprenant mais il existe un phénomène étrange: la procrastination active.

La procrastination c’est le fait de reporter des tâches à plus tard.

La procrastination active c’est le fait de s’imposer des missions supplémentaires pour fuir son travail.

Par exemple, le fait de se focaliser sur une publication Instagram alors que la priorité est de répondre à un client.

Pour ne pas tomber dans ce piège, il faut respecter une matrice dont on parlera un peu plus bas.

Maintenant, voyons comment devenir un entrepreneur organisé et qui gère son emploi du temps comme un chef d’orchestre !

Comment créer une organisation d’entrepreneur efficace et mieux gérer son temps ?

Étape n°1: définir ses objectifs

C’est la base: toutes tes actions doivent te permettre d’atteindre un objectif, sinon tu avances sans but précis.

Et c’est le meilleur moyen de laisser tomber.

Donc revoyons les bases: un objectif doit être SMART.

S pour spécifique

M pour mesurable

A pour atteignable

R pour réaliste

T pour temporel

Prenons un exemple pour y voir plus clair.

On ne dit pas: je veux percer sur Instagram.

On dit plutôt: je vais augmenter mon nombre d’abonnés de 20% sur Instagram au 01/01/2023.

Tu peux décliner tes objectifs sur plusieurs aspects: chiffre d’affaires, nombre d’abonnés sur les réseaux sociaux, nombre d’inscrits à ta liste d’emails, temps passé à créer du contenu…

Je te recommande de te fixer également des objectifs pour ta vie personnel.

Et oui, c’est important de ne pas s’oublier.

Étape n°2: lister ses différentes tâches

Pour avoir une super organisation d’entrepreneur, il y à des incontournables.

Et la to-do list en fait partie.

Donc la première chose est de lister toutes les tâches à effectuer dans la semaine pour atteindre tes objectifs.

Attention, il ne s’agit pas de faire des listes à la va-vite, prends le temps qu’il faut pour bien détailler.

Tu remarqueras rapidement que certaines actions sont récurrentes (à réaliser tous les jours ou toutes les semaines) et d’autres ponctuelles.

L’idée ici est d’établir un planning type à reproduire toutes les semaines et y caler les tâches les plus ponctuelles sans bouleverser toute ton organisation.

Donc muni toi d’un carnet ou de feuilles volantes et d’un stylo pour prendre des notes.

Observe bien toutes les actions que tu dois réaliser, même les moins importantes et répertorie-les.

Étape n°3: hiérarchiser ses différentes tâches

L’objectif est de focaliser ton énergie sur ce que tu dois prioriser.

Tu penses certainement que tout est important.

Détrompe toi, je vais t’expliquer comment trier et hiérarchiser tes idées.

Reprends ta liste et à côté de chaque action, attribue une note en fonction du degré d’importance.

C’est la méthode la plus simple et la plus efficace pour s’organiser.

L’action la plus importante est celle qui te permettra de gagner de l’argent.

Et oui, c’est la finalité de ton entreprise, sinon c’est du bénévolat !

Par exemple: créer du contenu pour Instagram +, envoyer un colis +++

Tu vois, c’est très simple !

Étape n°4: la matrice d’Eisenhower pour son organisation d'entrepreneur

Si tu ne connais pas cette méthode, je te préviens, tu vas devenir accro !

C’est un excellent moyen pour organiser ton quotidien.

Pour cela, il faut classer les précédentes tâches listées en 4 catégories distinctes.

Les tâches importantes et urgentes

Ce sont les actions à traiter immédiatement et en priorité avec une date butoir ou avec une éventuelle pénalité en cas de retard.

Je te rassure, si tu arrives à t’organiser correctement, tu peux faire en sorte d’avoir peu de tâche dans cette catégorie, ainsi elles seront importantes mais pas urgentes.

Les tâches importantes mais pas urgentes

On retrouve ici les missions essentielles à la bonne réalisation de tes objectifs et importantes pour ton épanouissement personnel.

L’avantage c’est qu’il n’y a pas d’échéance spécifique à respecter.

Tu dois te concentrer sur cette catégorie pour gérer plus facilement tes autres tâches et ne pas te retrouver avec pleins de choses à faire dans la catégorie urgente et prioritaire.

C’est un peu comme le principe des vases communicants, si cette catégorie déborde, elle se retrouvera dans la catégorie suivante.

Et ça on préfère éviter…

Les tâches urgentes mais peu importantes

Ici on retrouve des tâches importantes pour les autres mais pas forcément pour toi.

Ce sont surtout des sollicitations extérieures qui viennent parasiter ton emploi du temps et parfois te démotiver.

N’ai pas peur de refuser certaines missions qui ne vont pas dans le sens de tes priorités.

Les tâches ni urgentes ni importantes

Dans cette catégorie on classe les tâches qui allègeront ta charge de travail mais qui ne font pas partie de tes priorités (classer des dossiers, faire un tri dans ton ordinateur…)

Étape n°5: créer son planning

Maintenant que les actions à réaliser sont listées et catégorisées, il faut les planifier.

Pour cela, je te recommande de réaliser un petit planning quotidien ou hebdomadaire.

Il faut bien évidemment commencer par les missions les plus urgentes et importantes et finir par les tâches ni urgentes ni importantes.

Au niveau du support, tu peux opter pour:

  • Trello: c’est un outil de gestion de projets en ligne. L’organisation se fait sous forme de tableaux, de listes et de cartes. Chaque carte correspond à une tâche ou une idée
  • Click up: il ressemble beaucoup à Asana. On y retrouve les statistiques, objectifs, rendez-vous, idées. C’est l’idéal pour une organisation millimétrée et même automatisée
  • Un tableau type Excel ou Google Sheets: à partir d’une feuille vierge, tu peux te créer ton propre support
  • Une template Canva: le top pour un joli visuel, tu peux partir d’un design disponible dans la bibliothèque et le customiser
  • Un document papier: simple mais efficace surtout si tu aimes écrire

Nous venons de voir les 5 étapes pour créer une organisation qui respecte ta charge de travail en tant qu’entrepreneur mais également ta vie personnelle: le combo idéal pour être un entrepreneur épanoui !

Tu as toutes les clés en main pour savoir gérer ton temps et te créer un planning sur mesure.

Dit moi en commentaire quel support tu utiliseras pour créer ton planning.

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